Excel và mô phỏng tài chính P1- Excel là gì
1. Excel là gì
Trên Saga đã có định nghĩa rất đầy đủ về mô phỏng tài chính và Excellà công cụ đơn giản, nhưng không hề kém hiệu quả để thực hiện công việc này. Cấu phần cơ bản mà ta sẽ trực tiếp sử dụng trong Excel là các bảng tính (spreedsheet). Những bảng tính xuất hiện lần đầu tiên khi người ta áp dụng phần mềm VisiCalc (R) cho máy tính Apple vào những năm cuối thập niên 70. Cùng với sự xuất hiện và phát triển của Lotus 1-2-3 và dòng máy tính cá nhân IBM PC, những bảng tính ngày càng phát huy tác dụng trong việc cải thiện năng suất và tính chính xác của công việc, vượt trội hơn hẳn những công cụ trước đó. Hơn thế nữa, bảng tính cho phép những nhà quản lý có thể thực hiện việc theo dõi và phân tích mà không phải phụ thuộc vào hệ thống quản trị dữ liệu. Những mô hình phục vụ hoạt động kế toán như lập ngân sách, dự tính luồng tiền có thể được thiết lập dễ dàng, cho phép:
- Tập hợp và xử lý thông tin ở mức độ chi tiết hơn phục vụ cho việc ra quyết định;
- khả năng đưa ra quyết định ở cấp thấp;
- khả năng linh hoạt dể khảo soát các tình huống và phương án khác nhau
Microsoft bắt đầu giới thiệu phần mềm Excel cho máy Apple Macintosh vào năm 1985 và tiếp tục phát triển áp dụng cho máy tính cá nhân vào cuối những năm 1980. Cùng với sự ra đời của Windows 3.0, Excel được đưa vào bộ Office 95 và được sử dụng rộng rãi, trở thành công cụ bảng tính hàng đầu và có mặt ở hầu hết các máy tính cá nhân. Microsoft ngày càng chiếm lĩnh thị trường mạnh hơn và tiếp tục giới thiệu những phiên bản tiếp theo của Office 97, 2000, 2003 và mới đây là 2007.
Sức mạnh của những bảng tính.
Việc Excel tích hợp thành một gói thông dụng vào Microsoft đưa công cụ này trở thành chuẩn mực ứng dụng giống như vai trò của MS Word trong việc soạn thảo văn bản. Sức mạnh của những bảng tính ngày càng được tăng cường với những tính năng hỗ trợ:
- các chức năng đặc biệt;
- macro phục vụ cho việc tính toán tự động và thiết lập hàm sử dụng code;
- công nghệ bản làm việc (workbook) cho phép lưu lại cùng lúc nhiều bảng tính có móc nối lẫn nhau;
- Visual Basic cung cấp một ngôn ngữ thống nhất với các ứng dụng khác của Microsoft;
- khả năng trao đổi dữ liệu với các ứng dụng khác;
- các phần mềm bổ sung như Solver để xác định mục tiêu và tối ưu hóa công việc;
- các gói dịch vụ hỗ trợ của bên thứ ba khác như Financial CAD, @RISK, hay Crystal Ball.
Kết quả của quá trình hợp nhất và tích hợp các tính năng nói trên là phần mềm đa năng như chúng ta có thể sử dụng ngày nay, cho phép cả những người không chuyên về lập trình cũng có thể xây dựng những ứng dụng chuyên nghiệp phục vụ cho việc giải quyết các bài toán kinh doanh.
Trên thực tế có rất nhiều công cụ khác cho phép người sử dụng lập trình tạo ra các công cụ tính toán theo ý muốn, thậm chí cũng có những phần mềm viết riêng nhằm hỗ trợ cho những chuyên gia IT trong việc viết những phần mềm này, chẳng hạn như Visual Basic, C++ Vấn đề duy nhất mà công việc viết phần mềm này gặp phải là nó quá chuyên nghiệp và một khi không có những hướng dẫn cụ thể thì những người khác khi đọc vào kết quả làm việc sẽ không thể nào hiểu được. Với Excel, ta có một công cụ rất đơn giản và định hướng rõ ràng.
Những điểm phân tích thêm cho ta cơ sở để khẳng định Excel phù hợp với nhiều đối tương và nên là lựa chọn với những người không chuyên nhưng cần phải giải quyết những vấn đề với hoạt đông kinh doanh của họ, cụ thể ở đây ta nhắm đến vịêc mô phỏng tài chính.
2. Thiết kế mô hình:
Thiết kế khung mô hình
Quá trình thiết kế mang nhiều tính cá nhân của người sử dụng, mỗi người có một cách làm riêng để thuận tiện nhất cho mình và dễ dàng sử dụng lại. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng nếu quá trình này được thực hiện một cách có phương pháp thì sẽ bớt rất nhiều thời gian làm và chỉnh sửa lỗi. Không phải ngẫu nhiên mà hầu hết những chuyên gia trong lĩnh vực này đều không ưa thích sử dụng những biểu mẫu có sẵn, dù là miễn phí hay mất tiền. Công việc mô phỏng tài chính có thể có nhiều yêu cầu khác nhau với mức độ phức tạp khác nhau, với mỗi yêu cầu ta lại có một cách sử dụng các bảng tính riêng. Một người đã từng thử tự mày mò làm sẽ khó mà nhớ được đã từng tạo ra rồi lại xóa đi bao nhiêu bảng tính, bao nhiêu hàng và bao nhiêu cột. Đơn giản luôn là tiêu chí hàng đầu, đặc biệt là khi sản phẩm ta làm ra sẽ có những người khác nữa sử dụng, thậm chí dựa vào đó để ra quyết định. Ở dạng thức đơn giản nhất, một sản phẩm tạo ra sẽ gồm ba phần: thông số đầu vào, tính toán, và kết quả đầu ra.
Mục tiêu khi thực hiện
Tất nhiên làm phải có mục tiêu, nhưng lời khuyên dành cho những người mới bắt đầu là nên dành một vị trí nhất định để ghi vào đó mục đích, định hướng chung cũng như của từng bảng tính thành phần. Khi làm, ta rất dễ nhất thời quên, và khi đó quá trình làm việc sẽ dao động xa khỏi mục tiêu ban đầu. Một bảng tính thường mang lại rất nhiều thông tin bên ngoài mục tiêu tính toán chính, và cũng thường xuyên, kết quả tính toán không hiện ra thành một con số cuối cùng to và đẹp, mà đôi khi ẩn sau những công thức tính toán.
Giao diện cho người sử dụng
Đây là một tiêu chí quan trọng cần lưu ý bởi sau khi hoàn thành, giao diện sẽ là cái mà ta hay người sử dụng khác tiếp xúc và xử lý trực tiếp. Có thể có nhiều người sử dụng, với một mô hình đủ phức tạp, mỗi người sẽ quan tâm theo một cách riêng, sẽ muốn điều chỉnh những thông số khác nhau và chú ý đến sự thay đổi của kết quả ở những góc độ khác nhau.
Nếu yếu tố này không được đưa vào ngay trong quá trình thiết kế ban đầu, người sử dụng sau sẽ mất khá nhiều thời gian để xác định công cụ tính toán ta tạo ra có cơ chế vận hành như thế nào, đâu là thông tin đầu vào, đâu là giả định cố định và đâu là giá định có thể điều chỉnh.
Giao diện với người sử dụng nên được đảm bảo:
Ta có thể nhận ra ngay đâu là phần điền thông số, kết quả cuối cùng được thể hiện ở ô tính cuối bảng.
Các biến số quan trọng và các nguyên lý thực hiện
Các biến số và quy tắc thực hiện cần được "bổ nhỏ" và đặt cùng vị trí với nhau. Biến số cần được để dạng thông số đầu vào, tránh ở dạng cố định sẵn. Điều này rất rõ với ví dụ trên, giả sử nếu tần suất thanh toán không phải hàng quý mà là hàng tháng, việc cố định thông số này sẽ gây khó khăn cho người sử dụng. Xác lập những nguyên lý tính toán rõ ràng cho bảng tính không chỉ có ý nghĩa với người sử dụng, mà ngược lại với người xây dựng, điều này cũng có nghĩa là người lập hiểu sâu sắc bản chất cơ bản của những vấn đề trong doanh nghiệp.
Các nguyên lý của bảng tính rất quan trọng: chẳng hạn như thuế doanh nghiệp - đây là vấn đề luôn rất phức tạp khi đã ra đến cấp xét xử toàn án, lúc này, việc bảng tính phản ánh chính xác các nghĩa vụ, ngày thực hiện nghĩa vụ thuế là hết sức quan trọng. Việc lựa chọn thông số nào là biến, cách ghi nhận giá trị ở dạng chữ hay số, đều là những vấn đề cần cân nhắc để đảm bảo hiệu quả của bảng tính.
Lại vấn đề thiết kế
Việc tính toán nếu được chẻ nhỏ ra thành từng nhóm tính toán có khả năng điều chỉnh sẽ giúp mô tả quá trình tính toán và kết quả một cách rõ ràng hơn. Phần mềm Excel ngày nay cho phép tách biệt các bảng tính trong cùng một cửa sổ làm việc (workbook), vượt trội hơn Lotus 1-2-3 và các phiên bản Excel cũ là phải thiết lập liên kết giữa các file khác nhau. Rõ ràng việc có thể tách bảng tính lãi - lỗ và bảng tổng kết tài sản ở hai bảng tính khác nhau sẽ thuận tiện và hợp lý hơn rất nhiều việc cho tất cả và cùng một bảng tính. Đôi khi cũng cần vẽ ra những nhóm tính toán, nhóm thông số - gọi là các "module", thiết lập những đường liên kết bằng bút chì trên giấy để có một luồng thông tin và xử lý lô-gíc nhất trước khi bắt tay vào xử lý từng bảng tính cụ thể.
Cấu trúc bảng chọn (menu - thực đơn) và sử dụng Macro
Một bảng tính được thiết kế sử dụng cấu trúc bảng chọn thường là bảng tính phức tạp, bảng chọn cho phép:
Xác lập cấu trúc cố định cho mô hình;
Giúp người sử dụng dễ dàng hiểu cách làm;
Hỗ trợ việc xử lý nhanh và gọn gàng thông qua giao diện các nút bấm.
Hình dưới cho phép sử dụng nút bấm để truy cập đến các bảng tính khác, có tên là Inputs và Reports. Ở hai bảng tính này cũng có những "nút bấm" tương tự cho phép quay trở lại bảng tính có bảng chọn ban đầu
Báo cáo (reports)
Các báo cáo và tóm tắt quy thường là yêu cầu phải có với các mô hình tính toán phức tạp, bản thân mỗi mô hình đã biểu hiện toàn bộ nội dung cần có trong một báo cáo. Người dùng thường sẽ không cần nắm hết toàn bộ các chi tiết và quá trình tính toán mà đơn giản hơn chỉ cần một bản kết quả cuối cùng và những ghi nhận quan trọng.
Mở rộng và phát triển tiếp
Việc mở rộng, bổ sung chức năng tính toán, phát triển thêm các module bổ sung là điều tất nhiên với các bảng tính mô phỏng. Một mô hình hạch định ngân sách hoàn toàn có thể cần bổ sung các biến mới, mô hình cơ bản được thiết kế tốt, có tính toán đến khả năng mở rộng luôn có vai trò vô cùng quan trọng. Công việc của người thiết lập mô hình là luôn cần kiểm tra xem nếu có biến mới thì sẽ bổ sung như thế nào và mức độ tác động đến bảng tính hiện tại.
Cuối cùng là kiểm định thông qua các bộ số liệu có sẵn, đảm bảo không có sai sót về công thức tính toán; chuyển hóa kết quả thành các tài liệu có giải thích và mô tả; trao đổi lấy ý kiến chuyên gia để hoàn thiện
Quá trình thiết kế mang nhiều tính cá nhân của người sử dụng, mỗi người có một cách làm riêng để thuận tiện nhất cho mình và dễ dàng sử dụng lại. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng nếu quá trình này được thực hiện một cách có phương pháp thì sẽ bớt rất nhiều thời gian làm và chỉnh sửa lỗi. Không phải ngẫu nhiên mà hầu hết những chuyên gia trong lĩnh vực này đều không ưa thích sử dụng những biểu mẫu có sẵn, dù là miễn phí hay mất tiền. Công việc mô phỏng tài chính có thể có nhiều yêu cầu khác nhau với mức độ phức tạp khác nhau, với mỗi yêu cầu ta lại có một cách sử dụng các bảng tính riêng. Một người đã từng thử tự mày mò làm sẽ khó mà nhớ được đã từng tạo ra rồi lại xóa đi bao nhiêu bảng tính, bao nhiêu hàng và bao nhiêu cột. Đơn giản luôn là tiêu chí hàng đầu, đặc biệt là khi sản phẩm ta làm ra sẽ có những người khác nữa sử dụng, thậm chí dựa vào đó để ra quyết định. Ở dạng thức đơn giản nhất, một sản phẩm tạo ra sẽ gồm ba phần: thông số đầu vào, tính toán, và kết quả đầu ra.
Mục tiêu khi thực hiện
Tất nhiên làm phải có mục tiêu, nhưng lời khuyên dành cho những người mới bắt đầu là nên dành một vị trí nhất định để ghi vào đó mục đích, định hướng chung cũng như của từng bảng tính thành phần. Khi làm, ta rất dễ nhất thời quên, và khi đó quá trình làm việc sẽ dao động xa khỏi mục tiêu ban đầu. Một bảng tính thường mang lại rất nhiều thông tin bên ngoài mục tiêu tính toán chính, và cũng thường xuyên, kết quả tính toán không hiện ra thành một con số cuối cùng to và đẹp, mà đôi khi ẩn sau những công thức tính toán.
Giao diện cho người sử dụng
Đây là một tiêu chí quan trọng cần lưu ý bởi sau khi hoàn thành, giao diện sẽ là cái mà ta hay người sử dụng khác tiếp xúc và xử lý trực tiếp. Có thể có nhiều người sử dụng, với một mô hình đủ phức tạp, mỗi người sẽ quan tâm theo một cách riêng, sẽ muốn điều chỉnh những thông số khác nhau và chú ý đến sự thay đổi của kết quả ở những góc độ khác nhau.
Nếu yếu tố này không được đưa vào ngay trong quá trình thiết kế ban đầu, người sử dụng sau sẽ mất khá nhiều thời gian để xác định công cụ tính toán ta tạo ra có cơ chế vận hành như thế nào, đâu là thông tin đầu vào, đâu là giả định cố định và đâu là giá định có thể điều chỉnh.
Giao diện với người sử dụng nên được đảm bảo:
- Dễ hiểu và nhận thức qua quan sát chung
- Rõ ràng
- Có hướng dẫn đầy đủ theo một luồng thông tin lô-gíc
Ta có thể nhận ra ngay đâu là phần điền thông số, kết quả cuối cùng được thể hiện ở ô tính cuối bảng.
Các biến số quan trọng và các nguyên lý thực hiện
Các biến số và quy tắc thực hiện cần được "bổ nhỏ" và đặt cùng vị trí với nhau. Biến số cần được để dạng thông số đầu vào, tránh ở dạng cố định sẵn. Điều này rất rõ với ví dụ trên, giả sử nếu tần suất thanh toán không phải hàng quý mà là hàng tháng, việc cố định thông số này sẽ gây khó khăn cho người sử dụng. Xác lập những nguyên lý tính toán rõ ràng cho bảng tính không chỉ có ý nghĩa với người sử dụng, mà ngược lại với người xây dựng, điều này cũng có nghĩa là người lập hiểu sâu sắc bản chất cơ bản của những vấn đề trong doanh nghiệp.
Các nguyên lý của bảng tính rất quan trọng: chẳng hạn như thuế doanh nghiệp - đây là vấn đề luôn rất phức tạp khi đã ra đến cấp xét xử toàn án, lúc này, việc bảng tính phản ánh chính xác các nghĩa vụ, ngày thực hiện nghĩa vụ thuế là hết sức quan trọng. Việc lựa chọn thông số nào là biến, cách ghi nhận giá trị ở dạng chữ hay số, đều là những vấn đề cần cân nhắc để đảm bảo hiệu quả của bảng tính.
Lại vấn đề thiết kế
Việc tính toán nếu được chẻ nhỏ ra thành từng nhóm tính toán có khả năng điều chỉnh sẽ giúp mô tả quá trình tính toán và kết quả một cách rõ ràng hơn. Phần mềm Excel ngày nay cho phép tách biệt các bảng tính trong cùng một cửa sổ làm việc (workbook), vượt trội hơn Lotus 1-2-3 và các phiên bản Excel cũ là phải thiết lập liên kết giữa các file khác nhau. Rõ ràng việc có thể tách bảng tính lãi - lỗ và bảng tổng kết tài sản ở hai bảng tính khác nhau sẽ thuận tiện và hợp lý hơn rất nhiều việc cho tất cả và cùng một bảng tính. Đôi khi cũng cần vẽ ra những nhóm tính toán, nhóm thông số - gọi là các "module", thiết lập những đường liên kết bằng bút chì trên giấy để có một luồng thông tin và xử lý lô-gíc nhất trước khi bắt tay vào xử lý từng bảng tính cụ thể.
Cấu trúc bảng chọn (menu - thực đơn) và sử dụng MacroMột bảng tính được thiết kế sử dụng cấu trúc bảng chọn thường là bảng tính phức tạp, bảng chọn cho phép:
Xác lập cấu trúc cố định cho mô hình;
Giúp người sử dụng dễ dàng hiểu cách làm;
Hỗ trợ việc xử lý nhanh và gọn gàng thông qua giao diện các nút bấm.
Hình dưới cho phép sử dụng nút bấm để truy cập đến các bảng tính khác, có tên là Inputs và Reports. Ở hai bảng tính này cũng có những "nút bấm" tương tự cho phép quay trở lại bảng tính có bảng chọn ban đầu
Báo cáo (reports)
Các báo cáo và tóm tắt quy thường là yêu cầu phải có với các mô hình tính toán phức tạp, bản thân mỗi mô hình đã biểu hiện toàn bộ nội dung cần có trong một báo cáo. Người dùng thường sẽ không cần nắm hết toàn bộ các chi tiết và quá trình tính toán mà đơn giản hơn chỉ cần một bản kết quả cuối cùng và những ghi nhận quan trọng.
Mở rộng và phát triển tiếp
Việc mở rộng, bổ sung chức năng tính toán, phát triển thêm các module bổ sung là điều tất nhiên với các bảng tính mô phỏng. Một mô hình hạch định ngân sách hoàn toàn có thể cần bổ sung các biến mới, mô hình cơ bản được thiết kế tốt, có tính toán đến khả năng mở rộng luôn có vai trò vô cùng quan trọng. Công việc của người thiết lập mô hình là luôn cần kiểm tra xem nếu có biến mới thì sẽ bổ sung như thế nào và mức độ tác động đến bảng tính hiện tại.
Cuối cùng là kiểm định thông qua các bộ số liệu có sẵn, đảm bảo không có sai sót về công thức tính toán; chuyển hóa kết quả thành các tài liệu có giải thích và mô tả; trao đổi lấy ý kiến chuyên gia để hoàn thiện
saga.vn
No comments:
Post a Comment