Học hỏi từ phương pháp thực hành tốt nhất

Nguyễn Lê Hoa, 

Đổi mới công nghệ, phát triển công nghệ thông tin, sự toàn cầu hoá, khai thác hiệu quả kiến thức, cải tiến chất lượng, mẫu mã sản phẩm và đáp ứng những mong muốn của khách hàng là những yếu tố then chốt quyết định sự cạnh tranh của các công ty trên thị trường ngày nay. Tính cạnh tranh đã trở thành một chuẩn mực quốc tế và tất cả các tổ chức đều mong muốn trở nên năng động hơn, nhạy bén hơn, sáng tạo hơn, năng suất hơn để nâng cao khả năng cạnh tranh của mình.

Kiến thức về Phương pháp thực hành tốt nhất (Best practices) sẽ cung cấp một lợi thế cạnh tranh rất quan trọng cho các tổ chức. Tầm quan trọng của việc hiểu và áp dụng Phương pháp thực hành tốt nhất đã được tập san “Cạnh tranh trong tương lai - Xây dựng một nền kinh tế tri thức của Anh” đề cập như sau: "Một quá trình có sức mạnh nhất mà bất kỳ công ty nào đều có thể thực hiện được, qua đó giúp cho công ty giao hàng nhanh, đo lường và duy trì được việc cải tiến năng suất - đó chính là sự chuyển giao phương thức làm việc tốt nhất."

Phương pháp thực hành tốt nhất là gì?

Trung tâm Năng suất & Chất lượng Mỹ (American Productivity & Quality Center - APQC) định nghĩa phương pháp thực hành tốt nhất là: "Những phương pháp sử dụng được lựa chọn bằng một quá trình có hệ thống, được xem như một chuẩn mực và được chứng minh là đem lại kết quả tốt đẹp và thành công. Khi áp dụng chuyển đổi, những phương pháp thực hành tốt nhất này sẽ được xem xét, điều chỉnh cho thích ứng với đặc thù của từng tổ chức." Nói ngắn gọn, phương pháp thực hành tốt nhất là những phương pháp đã được chứng minh là sẽ mang lại hiệu quả trong quản lý hoặc đáp ứng được yêu cầu của khách hàng một cách tốt nhất.

Thuật ngữ "tốt nhất" trong "phương pháp thực hành tốt nhất" là thuật ngữ mang tính tương đối. Trong thực tế, không có một phương pháp thực hành tốt nhất nào cho tất cả các trường hợp vì tốt nhất không có nghĩa là hoàn hảo nhất cho mọi tổ chức. Từng tổ chức sẽ khác nhau về nhiệm vụ, về văn hoá, và về các yếu tố tác động đến hoạt động kinh doanh và giai đoạn phát triển. Vì vậy, một tổ chức cần phải xem xét xem một phương pháp mà khi áp dụng, nó sẽ thực sự tốt hơn những phương pháp hiện có. Nói tóm lại, phương pháp thực hành tốt nhất là bất kỳ phương pháp nào đem đến hiệu quả cao nhất cho tổ chức để cải tiến tình trạng hiện tại.

Vì thuật ngữ "tốt nhất" mang tính tương đối nên khi coi một phương pháp là tốt nhất thì cần xem xét đến những điểm sau:

- Khi nào thì nó sẽ đem lại hiệu quả

- Khi nào đòi hỏi sử dụng mới hoặc đổi mới các nguồn lực như nhân lực và công nghệ.

- Khi nào được cá nhân hoặc tổ chức có danh tiếng công nhận (ví dụ, chuyên gia đầu ngành hoặc thông qua quá trình đánh giá, xem xét và trao thưởng)

- Khi nào thì có số lượng đáng kể khách hàng và nhà cung ứng của tổ chức biết đến.

Chiến lược học hỏi từ những phương thức tốt nhất sẽ giúp tổ chức đánh giá được các quá trình quan trọng của mình và xác định những nội dung cần cải tiến, tìm ra được các phương pháp sáng tạo, hiệu quả. Việc ứng dụng nó sẽ đem đến những cải tiến có ý nghĩa liên quan đến các chỉ tiêu quan trọng như: chất lượng, chi phí, thời gian giao hàng, thoả mãn khách hàng, năng suất, huy động con người và hiệu quả về mặt tài chính.

Một lợi ích quan trọng khác của việc học hỏi từ các phương pháp thực hành tốt nhất là đã vượt qua được sự hoài nghi của giới quản lý giúp cho họ nhận thấy rằng vẫn tồn tại những cách thức làm việc mới ở những tổ chức khác.

Benchmarking và học hỏi từ Phương pháp thực hành tốt nhất

Benchmarking (chuẩn đối sánh) có thể được sử dụng như một công cụ để phát hiện và thực hiện phương pháp thực hành tốt nhất. Nó đưa ra một phương pháp luận để xác định, nắm bắt và làm thích ứng các phương pháp thực hành tốt nhất để cải tiến hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, việc đưa vào một phương pháp luận cho nhóm thực hiện dự án vẫn chưa đủ mà cần phải xây dựng một chiến lược học hỏi thường xuyên từ các phương pháp thực hành tốt nhất để nắm bắt những cơ hội mới và tạo ra những bước cải tiến mang tính đột phá.

Thông thường khi thực hiện dự án, lãnh đạo sẽ đưa ra những định hướng chiến lược để nghiên cứu học hỏi và triển khai các quá trình một cách có hệ thống để đưa chiến lược thành hành động. Quá trình này giúp tổ chức phát triển một môi trường thích hợp, lôi kéo sự tham gia của mọi người và đảm bảo cải tiến hiệu quả dựa trên những gì đã học hỏi được.

Quá trình cũng cần hỗ trợ cho các chương trình thay đổi như: quản lý chất lượng toàn diện (TQM), chương trình huy động con người, cải tiến quá trình kinh doanh và quản lý mối quan hệ khách hàng, bởi vì học hỏi từ phương pháp thực hành tốt nhất đóng góp vào sự thay đổi, cải tiến hiệu quả và đổi mới doanh nghiệp.

Các giai đoạn thực hiện

Quá trình học hỏi phương pháp thực hành tốt nhất bao gồm 3 giai đoạn, mỗi giai đoạn sẽ có các bước hành động.

(1) Giai đoạn chuẩn bị:

Đây là giai đoạn tạo lập một môi trường sẵn sàng nhận biết, chia sẻ và áp dụng những kiến thức về phương pháp thực hành tốt nhất hiện có. ở giai đoạn này cần xét đến một số điểm quan trọng:

- Vai trò của lãnh đạo trong quá trình học hỏi từ phương pháp thực hành tốt nhất

- Vị trí chiến lược của dự án

- Lựa chọn khu vực ưu tiên nào để dự án đem lại lợi ích thực sự

- Các nguồn lực cần thiết

- Sự tham gia của mọi người

(2) Giai đoạn nghiên cứu

Trong giai đoạn này, cần tìm kiếm các nguồn tổ chức là đối tượng để học hỏi từ họ những phương pháp thực hành tốt nhất cho lĩnh vực ưu tiên đã được lựa chọn. Mục đích cuối cùng là sử dụng những kiến thức đã được tích luỹ để nâng cao hiệu quả, tăng cường sự thoả mãn khách hàng.

Các yếu tố cơ bản của giai đoạn này là:

- Xây dựng chiến lược nghiên cứu những phương pháp thực hành tốt nhất trong lĩnh vực đã lựa chọn.

- Xây dựng phương pháp nghiên cứu phù hợp

- Nghiên cứu những phương pháp mà tổ chức đối tác đã thực hiện dựa trên những thông tin thu thập được.

- Xem xét những kết quả mà các tổ chức đó đã đạt được.

(3) Giai đoạn vận dụng

Đây là giai đoạn xem xét và áp dụng những điều mới mẻ từ các phương pháp thực hành tốt nhất để đạt được những kết quả mong muốn. Các vấn đề quan trọng trong giai đoạn này là:

- Đánh giá và xác nhận những thông tin thu nhận được.

- Xác định, sửa đổi phương pháp cho thích ứng nhất với tổ chức.

- Xác định các yếu tố tác động để thực hiện thành công những phương pháp đã lựa chọn.

- Đánh giá hiệu quả có thể đạt được khi thực hiện những phương pháp .

- Xây dựng kế hoạch hành động.

Học hỏi từ các phương pháp thực hành tốt nhất là một quá trình lâu dài đòi hỏi sự kiên trì. Quá trình học hỏi từ phương pháp thực hành tốt nhất gắn liền với tìm kiếm những gì có thể tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. Các doanh nghiệp không chỉ thực hiện những phương pháp thực hành tốt nhất mà cần luôn nỗ lực đổi mới những phương pháp này và đưa ra những phương pháp còn "tốt hơn phương pháp thực hành tốt nhất". Thông qua đó, các doanh nghiệp có thể đạt được lợi thế cạnh tranh bằng cách tạo ra mình có sự khác biệt với những đối thủ cạnh tranh khác.